Imaginez ceci ; vous êtes propriétaire d’une petite entreprise. Vous avez plusieurs clients fidèles dont vous devez créer, stocker et suivre les enregistrements papier. Chaque jour, vous finissez par passer quelques heures de votre temps précieux à gérer les documents papiers de vos clients. Vous ne pouvez plus rester au sommet de votre montagne de papier. Vous engagez donc un assistant – et bien sûr, vous lui payez un salaire.
Tout va bien jusqu’à un certain point, jusqu’à ce que finalement tous ces fichiers volumineux deviennent trop difficiles à gérer même pour votre assistant, et qu’il ou qu’elle décide de quitter… Alors, y a-t-il un autre moyen de s’en sortir sans trop dépenser sur les salaires, les consommables des imprimantes, les cartouches d’encre etc. ? Oui, une solution bureautique sans papier est possible, une solution qui prendra en charge les données de vos clients et vous fera gagner du temps mais également de l’argent, beaucoup d’argent.
Qu’est-ce qu’un bureau sans papier ?
Un bureau sans papier est un bureau où les informations sont créées, stockées, traitées et partagées sous forme électronique. Le bureau sans papier se débarrasse de toutes les formes de papier en les convertissant en documents numériques. C’est pour cette raison que nous appelons ce processus la dématérialisation des documents. C’est-à-dire rendre le bureau moins matériel, et plus, virtuel. Cela peut être fait en investissant dans un scanner et un logiciel de gestion de documents. Ce sont les deux principaux composants d’un bureau sans papier. Le scanner capture et convertit les documents papier en documents électroniques qui peuvent ensuite être gérés et récupérés à l’aide d’un logiciel de gestion de documents. Alors qu’un «bureau totalement sans papier» peut être difficile à réaliser. Néanmoins, les solutions logicielles de gestion de documents permettent aux organisations de passer facilement à un système «moins papier».
Les avantages de l’utilisation d’un logiciel bureautique sans papier
La conversion de tous les documents aux formats numériques à l’aide d’un logiciel bureautique sans papier apporte plusieurs avantages. D’abord, vous économisez de l’espace dans votre bureau. La numérisation de documents papier et leur stockage numérique économise de l’espace au bureau, ce qui vous permet d’utiliser des biens immobiliers coûteux de manière plus productive. Dans certains cas, il peut même être possible d’éliminer complètement les coûts d’entreposage.
Aussi, elle procure un espace de travail sécurisé. Dans un environnement de travail sans papier, toutes les activités sont informatisées. Cela signifie que les utilisateurs doivent être authentifiés auprès du logiciel de manipulation des documents et ont parfois besoin d’une autorisation spéciale pour accéder aux informations. Cela se traduit par un espace de travail plus sécurisé.
D’un autre côté, la sécurité des documents suite à un sinistre. Dans un environnement de bureau sans papier, il est beaucoup plus facile d’effectuer plusieurs sauvegardes de l’ensemble de la bibliothèque numérique, protégeant ainsi l’entreprise contre les catastrophes naturelles et autres. L’accès à distance est un autre avantage de la dématérialisation des documents. Certains systèmes de gestion de documents vous permettent d’accéder à distance à vos fichiers électroniques importants, garantissant que même si vous êtes en dehors de votre bureau, vous pouvez continuer à travailler. Cela signifie que vous pouvez terminer votre travail plus rapidement, ce qui se traduit par une productivité plus élevée et des délais d’exécution plus courts.
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La conformité aux lois est un autre avantage. En effet, certains types d’organisations sont tenus par la loi de gérer leurs dossiers de manière à ce qu’ils soient transparents et facilement accessibles à certaines agences et au public. Les systèmes de gestion de documents aident ces entreprises à organiser et à gérer leurs informations pour répondre à ces normes. Il ne faut pas aussi oublier l’aspect écologique de la dématérialisation des documents. Les logiciels bureautiques sans papier, comme le terme l’indique, réduisent complètement ou drastiquement la dépendance de votre entreprise au papier. Cela aide à son tour à sauver les arbres. En revanche, s’il est largement adopté, il réduit la demande de papier. La fabrication du papier cause beaucoup de pollution atmosphérique. Ainsi, la prochaine fois que vous numérisez un document papier ou décidez de ne pas imprimer d’e-mail, vous pouvez être sûr que vous faites votre part pour rendre votre environnement plus sain.
Alors qu’est-ce que vous attendez ? Investissez dans une solution logicielle de gestion de documents fiable et commencez à passer à un bureau moins papier !
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