Vous êtes conscient de la nécessité de conserver vos documents personnels et professionnels. Mais vous ignorez jusqu’à combien de temps vous devez en prendre soin. Voici, pour vous aider, les délais de conservation de tous vos documents personnels et professionnels, quelle que soit leur nature.
Les questions concernant la conservation des documents personnels et professionnels reviennent très souvent. Elles sont un véritable casse-tête pour chacun d’entre nous, à titre personnel ou professionnel.
Délai d’archivage des documents liés au personnel
Dans la gestion de votre personnel, plusieurs documents sont produits et doivent être conservés pendant un bon moment. C’est le cas de ceux en rapport avec les charges sociales et la taxe sur les salaires. C’est pourquoi il est important de bien connaître la durée et le format de conservation des documents personnels.
Le code de la sécurité sociale impose de les conserver pendant 3 ans. Pour le livre de paie, le code du travail oblige de le conserver sur une période de 5 ans dès la date de sa clôture. Si des documents sont liés aux maladies professionnelles, aux déclarations d’accident ou à l’inspection du travail, leur conservation doit se faire pendant 5 ans au minimum.
Temps d’archivage des documents administratif et judiciaire
Il est important de laisser des traces de la vie administrative de votre entreprise en veillant à la conservation de documents variés. Notez que la plupart de ceux-ci doit être conservée à vie. On peut citer, entre autres, les jugements, les copies conformes de plusieurs pièces, les documents relatifs aux biens apportés à l’entreprise et les actes de transaction amiable homologuée.
Il est aussi impératif de conserver à vie des documents judiciaires, comme les éventuels jugements prononcés dans le cadre d’un redressement judiciaire, une liquidation ou une reprise. Retenez également que toute décision de justice qui donne à votre entreprise un droit sur un bien quelconque ou une ordonnance de non-lieu doit être conservée.
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Nombre d’années à respecter pour la conservation des documents commerciaux
Divers documents commerciaux sont élaborés dans le cadre des relations que tisse votre entreprise avec les autres. Il peut s’agir de documents bancaires, de correspondances commerciales, de contrats signés lors d’une relation commerciale ou de justificatifs de transport de marchandise. Dans ces différents cas, le délai de conservation des documents est de 5 ans selon le code de commerce. Aussi, prenez soin de conserver pendant au moins 30 ans les documents et contrats liés à vos titres de propriété.
Retrouver dans cet article toutes les informations sur la durée légale de conservation des documents d’entreprise.
Durée de conservation des documents liés à la comptabilité et à la fiscalité
Mettez un accent particulier dans le respect de la durée de conservation de vos documents comptables et fiscaux. Si vous êtes commerçant, sachez que les pièces justificatives, comme les factures et les bons de commande, doivent être conservées pendant 10 ans suivant la date de clôture de l’exercice. Aussi, veillez à archiver les éléments de votre fiscalité en respectant les délais légaux. Par exemple, vous devez être à même de prouver que vous payer vos impôts sur le revenu lors des 3 dernières années.
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