Chaque entreprise a ses propres techniques pour lutter contre la fraude. Pour les uns, cela pourra être la vérification assidue de chaque déclaration, une par une. Pour les autres, cela peut être la restriction des plafonds des frais professionnels. Dans tous les cas, les fraudeurs ne disparaîtront jamais. Le but sera donc de minimiser les cas de fraude en passant le moins de temps possible sur le traitement de chaque déclaration de notes de frais. C’est en effet faisable avec des logiciels de gestion de notes de frais.
Calculer les frais kilométriques
Comment un logiciel peut aider à diminuer la fraude liée aux notes de frais ? Un logiciel note de frais est conçu spécialement pour les comptables afin de rendre leur travail plus facile et économiser le temps de tout le monde. Premièrement, beaucoup d’eux ont une carte intégrée, qui va aider à saisir et à traiter les frais de déplacement. Cela grâce à la fonctionnalité permettant de calculer les frais kilométriques. Il suffira d’indiquer le point de départ et le point d’arrivée pour que le logiciel calcule les frais kilométriques, en tenant compte d’itinéraires que vous avez choisis. Cela permettra aux entreprises de contrôler l’exactitude des distances parcourues par un salarié.
Comparer les notes de frais
Certes il est possible de gérer les notes de frais sans aucun logiciel, grâce aux outils basiques bureautiques ou manuellement. Toutefois, dans les deux cas, même en organisant bien tous les documents, vous serez toujours en difficulté pour retrouver un document que vous avez déjà traité. Cela pourra vous être utile si jamais vous souhaitez comparer une note de frais (traitée intérieurement) similaire ou identique à celle qui est en cours de traitement. C’est pourquoi il est plus pratique de travailler avec un logiciel, dans lequel il sera possible de rechercher une note de frais en mentionnant toutes les informations nécessaires. Cela peut être le nom de l’hôtel, la dernière facture d’un frais de déplacement dans une autre ville, etc.
Se focaliser sur des profils en particulier
De nombreux salariés déclarent beaucoup de notes de frais sans qu’il y ait forcément de contrôle sur tous les montants. Le logiciel permettra donc de se focaliser sur des cas précis et voir le dossier de chaque salarié, trouver celui qui dépense le plus, comparer ses factures aux factures des autres et ainsi contrôler davantage les employés qui font trop de dépenses.
Économiser le temps de travail
Les petites entreprises peuvent bien gérer les notes de frais et se rappeler de chaque cas, un déplacement à l’étranger en taxi, le prix payé à l’hôtel, les tarifs des transports en commun… Toutefois, il est impossible de tout contrôler lorsqu’il s’agit d’une grande entreprise. Dans ce cas-là, le support qui relie le salarié avec le comptable et vice-versa sera un logiciel de notes de frais. L’échange et le traitement seront donc plus simples et plus rapides pour les deux côtés. Certes, cela n’est pas un moyen permettant de diminuer la fraude, mais au moins le comptable passera moins de temps à traiter l’ensemble des déclarations et aura plus du temps pour se focaliser sur les cas qui lui posent un doute.
D’autres avantages des logiciels des notes de frais
La diminution de la fraude n’est pas le seul avantage que les logiciels de notes de frais vont vous apporter. Ces derniers permettent aussi de se débarrasser des documents papier. Cela dit, la gestion des notes de frais n’aura quasiment pas de dégât sur la nature. Par conséquent, si sans un logiciel approprié vous aviez des documents papier qui occupaient la place sur votre bureau ou dans vos placards, cela ne sera plus le cas, car les logiciels enregistrent tous les documents et toutes les déclarations en ligne. De plus, puisque les interfaces des logiciels de notes de frais sont très simples et intuitives, il n’est pas nécessaire de se former pour utiliser un tel logiciel.
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